湖北省知识产权局

省专利代理行业协会，各专利代理机构、专利代理师：

根据《专利代理条例》《专利代理管理办法》及国家知识产权局办公室《关于全面加强专利代理机构分支机构和专利代理师执业备案管理的通知》（国知办函运字〔2025〕787号，以下简称《国家通知》）有关规定，为严格规范我省专利代理机构（以下简称“主机构”）分支机构设立、变更、注销及专利代理师执业备案管理，全面加强行业监管，现就落实《国家通知》要求、做好我省相关工作通知如下：

一、对标“三必”要求，配合做好分支机构备案核查工作

各专利代理机构需主动配合我局开展分支机构备案审核，确保符合“企业登记信息必查、负责人及代理师信息必核、主机构经营状况必看”标准，具体需做好以下工作：

1.确保登记信息一致：分支机构需提前自查负责人、经营场所等信息，确保与市场监管部门或司法行政部门登记信息一致，且具备独立经营场所。在提交备案材料时，需同步提供具有独立经营场所的材料，避免因信息不符影响备案进度。

2.规范人员派驻管理：主机构设立分支机构前，需核查派驻分支机构负责人及代理师的社保缴纳情况（确保社保与任职机构一致，无异常断缴、多机构缴纳等情形），严禁分支机构负责人兼任其他分支机构负责人。

3.如实报告经营状况：主机构需根据自身年报信息、历史检查记录、代理师数量及业务量等实际情况，客观研判设立分支机构的合理性，避免短期大量设立分支机构、无实际业务却盲目扩张。若存在人均代理量过高（超出行业合理水平）、业务量明显不足或正被立案调查等情形，需在备案时配合我局开展实地核查。

二、严守执业“入口关”，依法依规办理专利代理师执业备案

各专利代理机构、专利代理师需严格遵守执业备案要求，杜绝“挂证”等违法违规行为，具体要求如下：

1.确保身份资质真实：申请执业备案的专利代理师，需提交真实有效的身份证件、专利代理师资格证书原件及复印件。我局将通过国家知识产权局联动核查机制，核验资格信息真实性，对资质不符者不予备案。

2.规范劳动合同管理：专利代理机构与代理师签订的劳动合同，需包含合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险等法定必备条款，确保劳动关系真实有效。严禁通过“虚假劳动合同”“挂靠资格证”等方式为非本机构专职人员办理执业备案，我局将重点核查社保缴纳记录与劳动合同的一致性，发现违规的将依法撤销备案并约谈机构负责人。

3.遵守从业禁限规定：专利代理师需自行核查是否处于从业禁业期，或属于“辞去公职/离退休的党政领导干部”等禁止从业情形，若存在上述情况，不得申请执业备案。各机构需履行审核义务，对申请备案人员的从业资格进行前置审查，避免因人员资格问题引发违规风险。

4.省专利代理行业协会需切实履行指导职责：一是加强对主机构实习工作的日常指导，定期抽查实习记录、培训材料，确保实习活动符合规范；二是严格审核实习评价材料，重点核查实习内容真实性、考核标准合理性，杜绝“虚假实习”；三是紧密对接国家知识产权局工作部署，在《专利代理实务实习管理办法》修订版正式印发后，第一时间结合我省专利代理行业发展实际与监管工作需求，全面细化落实管理办法，通过优化实习培养流程、强化过程监督等举措，系统提升实习人员的职业道德素养与专利代理专业实务能力。

三、强化协同配合，做好日常监督管理衔接

各专利代理机构、专利代理师需配合我局及省专利代理行业协会做好日常监管，共同维护行业秩序：

1.配合跨区域协同监管：主机构及其分支机构需服从“违法行为发生地管辖”原则，分支机构所在地若涉及外省（自治区/直辖市）监管协作，需积极配合提供业务记录、人员信息等材料；主机构需与分支机构建立信息互通机制，及时同步年报信息、检查整改情况，协助我局与外省（自治区/直辖市）知识产权局做好监管衔接。

2.主动报告异常信息：各机构在参与专利预审、费减备案等业务时，若发现自身或行业内存在“虚假材料申报”“超范围代理”等异常情况，需及时向我局或省专利代理行业协会报告；省专利代理行业协会需定期汇总行业异常线索，报送我局开展后续核查。

3.配合“双随机、一公开”检查：各机构、代理师需将自身纳入我局“双随机”检查范围，接受以“信息画像”为支撑的智慧监管；检查以书面核查为主，若我局发现分支机构或代理师存在“备案信息与实际不符”“业务数据异常”等情况，需配合开展实地核查，不得拒绝、拖延；对通过“隐瞒真实情况、弄虚作假”获得备案的，一经查实，我局将依法责令注销备案，并将机构及相关人员纳入行业信用黑名单，公开违规信息。

请各单位、各专利代理师严格按照本通知要求落实工作，省专利代理行业协会需及时将本通知传达至所有会员单位；我局将定期开展专项检查，对落实不到位的机构进行约谈整改，情节严重的依法依规处理。

湖北省知识产权局

2025年10月11日

（联系人：杜孟晓；联系电话：027-86759071）